CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SAI SÓT TT78 TẠI TỪNG TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ
MỤC LỤC
2.1 Trường hợp: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng. 1
2.2 Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng. 3
I – Xử lý sai sót hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không viết sai) 3
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót. 3
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế cho HĐĐT có sai sót: 3
2.3 Trường hợp: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán. 4
2.3. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp khác. 5
Để thực hiện xử lý các sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử tại Nghị định 123 và Thông tư 78, Quý doanh nghiệp thực hiện tại các bước sau:
2.1 Trường hợp: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng
(Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
> Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
> Quy trình xử lý:
- Bước 1: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT
Bước tiếp theo, doanh nghiệp/kế toán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123/2020) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Bước 2: Hủy hóa đơn đã lập có sai sót (nhưng chưa gửi cho khách hàng)
Doanh nghiệp/kế toán tiến hành thao tác Hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và Nhập lý do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.
Lưu ý*:
– Thông báo sai sót có thể lập cho từng hóa đơn hoặc cho danh sách các hóa đơn sai sót.
– Thông báo sai sót có thể lập bất cứ thời điểm nào trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh.
– Sau khi thông báo sai sót gửi đến cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót. Doanh nghiệp/Kế toán cần kiểm tra trạng thái thông báo sai sót vào chi tiết nội dung phản hồi của cơ quan thuế tại trang web hoadondientu.gdt.gov.vn
(*: Lưu ý này cũng áp dụng cho tất cả các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử Nghị định 123 & Thông tư 78 có sai sót dưới đây).
- Bước 3: Lập hóa đơn mới, gửi CQT cấp mã và gửi cho khách hàng
Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập, và gửi cho người mua. Thao tác thực hiện tương tự như khi lập và phát hành hóa đơn mới.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống của CQT.
- Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới (thay thế) cho người mua
2.2 Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng
I – Xử lý sai sót hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không viết sai)
(Căn cứ tại Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
> Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.
> Quy trình xử lý:
Bước 1: Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho người mua
Doanh nghiệp/kế toán gửi thông báo cho người mua (khách hàng) về việc hóa đơn điện tử có sai sót với nội dung sai tên hoặc địa chỉ của người mua.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) với nội dung Giải trình và ghi rõ lý do sai sót.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của CQT có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.
Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót
II – Xử lý hóa đơn điện tử viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
(Căn cứ tại Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
> Phương án xử lý: Người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:
- Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.
> Quy trình xử lý:
Bước 1: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi Cơ quan thuế
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái thông báo/phản hồi của cơ quan thuế.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. (Văn bản thoả thuận là sự quản lý giữa 2 bên nên có thể lập hoặc không lập tuỳ vào nhu cầu của cả 2)
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 3: Gửi lại hóa đơn đã điều chỉnh đúng cho người mua.
- Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế cho HĐĐT có sai sót:
> Quy trình xử lý:
Bước 1: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi Cơ quan thuế với tính chất là thay thế
Bước 2: Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót đã làm thông báo
Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. (Văn bản thoả thuận là sự quản lý giữa 2 bên nên có thể lập hoặc không lập tuỳ vào nhu cầu của cả 2)
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi lại hóa đơn thay thế đúng cho người mua.
2.3 Trường hợp: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán
(Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.
Lưu ý:
– Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2.
– Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
(Thao tác xem tương tự trường hợp bên bán tự phát hiện sai sót)
2.3. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp khác
- Kể từ thời điểm doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định 123 và Thông tư 78, sau đó phát hiện hóa đơn đã lập tại quy định cũ trước đó (Nghị định 51) có sai sót ⇒ Bắt buộc lập hóa đơn thay thế – Căn cứ tại Khoản 6, Điều 12 Thông tư 78.
- Nếu hóa đơn không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót => Lập hóa đơn điều chỉnh – Căn cứ theo Điểm đ, Khoản 1, Điều 7, TT78
- Nếu hóa đơn thay thế bị sai => Lập hóa đơn thay thế khác (vẫn thay thế cho hóa đơn thay thế) – Căn cứ theo Điểm c, Khoản 1, Điều 7, TT78
- Nếu hóa đơn điều chỉnh bị sai => Lập hóa đơn điều chỉnh khác (vẫn điều chỉnh cho hóa đơn gốc) – Căn cứ theo Điểm c, Khoản 1, Điều 7, TT78.
.png)